06.10.2011
Das Menton Automobilcenter und Harald Beckl Karosserie und Lack setzen seit Mitte 2010 den CE PostMaster® ein. Beide Unternehmen sind von der neuen Kommunikationsplattform überzeugt.
Oftmals sind es die kleinen, pfiffigen Lösungen, die die erstaunlichsten Vorteile in der täglichen Arbeitspraxis hervorbringen. ControlExpert ist mit dem CE PostMaster® auf dem Gebiet der elektronischen Kommunikation zwischen Werkstätten und ihren Auftraggebern ein solches Produkt gelungen. Der CE PostMaster® ist ein kompaktes, effizientes und für die Betriebe komplett kostenloses Programm, das es in sich hat. Erstmalig können damit DMSunabhängig verschiedenste Dokumente beispielsweise an Versicherungsgesellschaften, Flottenbetreiber und Leasinggesellschaften gesendet werden. Alle Werkstätten und Autohäuser haben somit die Möglichkeit, über den CE PostMaster® elektronisch mit ihren Auftraggebern zu kommunizieren.
Der entscheidende Vorteil des noch jungen Tools ist eine automatisierte Datenkonvertierung in strukturierte Datensätze. Die Empfänger bekommen die Dokumenteninhalte damit als elektronische Information – im jeweils gewünschten Format – und nicht nur als Scan. Das ermöglicht die perfekte Einbindung in die gesamte weitere Prozesskette. Die Inhalte liegen praktisch sofort im EDV-System der Versicherung oder Leasinggesellschaft vor und können ohne Verzögerung – vielfach bereits automatisiert – weiterverarbeitet werden.
Wie das in der Praxis funktioniert, hat sich CE Profile in zwei Betrieben einmal genau angeschaut. Der BMW und MINI Vertragshändler Menton aus Reutlingen und der Karosserie- & Lackierspezialist Beckl aus Langenselbold standen uns Rede und Antwort.
Seit 1932 BMW Vertragspartner
Das Menton Automobilcenter mit den Standorten in Reutlingen, Tübingen und Bad Urach gehört zu den traditionsreichen Häusern der bayrischen Marke. Das 1927 gegründete Unternehmen ist bereits seit 1932 Partner der BMW AG und zählt damit zu den ältesten Markenvertretungen Deutschlands. Heute beschäftigt BMW Menton über 110 Mitarbeiter – davon mehr als 30 Auszubildende. Der geschäftsführende Gesellschafter Dipl.-Ing. Klaus Menton hat sich zudem jahrelang in der BMWHandelsorganisation für den Bereich Unfallinstandsetzung engagiert. Neben Klaus Menton stellten sich auch Serviceberater Stefan Kailer und Aftersalesleiter Stefan Clauss unseren Fragen.
Neue Medien - neue Wege
CE PROFILE: Herr Menton, warum haben Sie sich für den Einsatz des CE PostMaster®s in Ihren Unternehmen entschieden?
KLAUS MENTON: Es stellt sich ja immer die Frage, warum behält man bewährte Abrechnungswege via Briefpost nicht einfach bei? Nicht nur in der gesamten Schadenwelt hat es in den vergangenen Jahren einen maßgeblichen Wechsel in den Prozessen und Systemen gegeben. Wenn man sich heute anschaut, wie Sachverständige mit elektronischen Kommunikationsmitteln arbeiten und wie sie mit den weiteren Beteiligten der Schadensabwicklung vernetzt sind – das war vor einigen Jahren kaum denkbar. Auch die Autohäuser und Werkstätten müssen diesen Schritt vollziehen, um auf der Höhe der Zeit und damit wettbewerbsfähig zu bleiben. Der CE PostMaster® ist für uns der Einstieg in diese neue Prozesswelt samt der Online-Abrechnung. Wir wollten frühzeitig unsere Mitarbeiter auf diese Medien einstellen.
CE PROFILE: Welche entscheidenden Vorteile sehen Sie beim CE PostMaster®?
STEFAN KAILER: Das System ist nicht nur selbsterklärend und komplett kostenlos, sondern kann vor allem losgelöst von der eigenen EDV verwendet werden. Das heißt, das eigene Dealer- Management-System muss nicht modifiziert oder umgestellt werden. Noch dazu ist heute ein Großteil der Versicherungen an den CE PostMaster® angeschlossen. Wir können daher sehr viele Schadenfälle damit abwickeln.
KLAUS MENTON: Der Versand von Kostenvoranschlägen und Rechnungen erfolgt dabei komplett elektronisch. Es gibt keine Portokosten. Vor allem aber wird die Abwicklung erheblich beschleunigt. In den ersten neun Monaten haben wir mit dem CE PostMaster® rund 500 Schadenfälle bearbeitet. Diese wurden von den Versicherungen durchschnittlich nach weniger als 14 Tagen gezahlt – viele bereits nach drei bis sieben Tagen. Früher waren dies in der Regel zwischen vier und sechs Wochen. Allein in den ersten neun Monaten hat der CE PostMaster® uns durch den schnelleren Zahlungsausgleich einen Liquiditätsvorteil von rund 70.000 Euro gebracht. Das ist ein stolze Summe.
Anbindung von IBM-Systemen
CE PROFILE: Der CE PostMaster® hat also die Abwicklung vereinfacht?
STEFAN CLAUSS: Er hat sie auf jeden Fall deutlich beschleunigt – allerdings ist dafür bei uns momentan noch ein höherer Aufwand nötig. Das liegt vor allem daran, dass wir mit einem IBM-basierten Server- System arbeiten. Anders als bei Windows- Nutzern müssen die Vorgänge noch manuell vom DMS in die CE PostMaster®- Webanwendung übertragen werden. ControlExpert hat jedoch bereits eine technische Lösung hierfür im Piloteinsatz, die wir nach der Freigabe natürlich umgehend einsetzen wollen.
KLAUS MENTON: Wir können noch nicht alle Vorteile nutzen, sehen aber den CE PostMaster® als wichtiges Hilfsmittel. Deshalb beteiligen wir uns aktuell auch an einem Testfeld zur Online-Abrechnung von normalen Wartungsrechnungen für Leasinggesellschaften. Insgesamt geht es beim CE PostMaster® nicht um Stundenverrechnungssätze oder Rabatte, sondern nur um optimierte Prozesse. Wenn diese Linie beibehalten wird, bin ich mir sicher, dass sich viele Betriebe an diesem Konzept beteiligen. An dieser Stelle möchten wir uns zudem bei Frank Junk von CE bedanken, der uns stets – vor allem in der Einführungsphase – mit Rat und Tat zur Seite stand.
ZKF- und Eurogarant-Fachbetrieb
Auch Harald Beckl Karosserie und Lack setzt seit rund einem Jahr auf den CE PostMaster®. Das Unternehmen mit Sitz in Langenselbold und einer Zweigstelle in Maintal ist ausgewiesener Instandsetzungsspezialist für Unfallschäden. Innovative Geschäftsideen, eine klare Firmenphilosophie und hochmoderne Ausstattung kennzeichnen den ZKF- und Eurogarant- Fachbetrieb. Die insgesamt rund 45 Mitarbeiter von Beckl Karosserie und Lack haben sich einem Unternehmensleitbild verschrieben, das Kundenservice, Umweltschutz, Werte des Handwerks wie Fleiß, Ehrlichkeit und Pünktlichkeit sowie beste Arbeitsqualität zu fairen Preisen vereint. „Wir richten unser Handeln auf die Menschen und die komplexer werdende Umwelt aus. Die Privat- und Geschäftskunden stehen im Mittelpunkt unseres Handelns“, heißt es außerdem in den Grundsätzen. Der Inhaber Harald Beckl ist Karosseriebaumeister, hat die Prüfung als Kfz-Sachverständiger abgelegt und ist zudem Innungsobermeister. Gemeinsam mit Kerstin Uhlig, die unter anderem die Auftragsannahme, die Abwicklung mit Versicherungen oder auch die Mietwagenplanung koordiniert, beantwortete Beckl unsere Fragen zum CE PostMaster®.
Die richtigen Weichen stellen
CE PROFILE: Herr Beckl, Sie bearbeiten in Ihrem Betrieb Fahrzeuge aller Marken für eine Vielzahl von Auftraggebern. Wie kann man das zukunftsorientiert bewerkstelligen?
HARALD BECKL: Entscheidend ist, die richtigen Weichen zu stellen. Dazu gehören ein hochmodernes Equipment, optimale Prozesse und vor allem sehr gut qualifizierte Mitarbeiter. Nicht umsonst haben wir an unserem Standort einen eigenen Schulungsbereich eingerichtet. Das alles sind wichtige Investitionen in die Qualität, die Effizienz und damit die Zukunft unseres Betriebes.
CE PROFILE: Auch hinsichtlich der EDV haben Sie sich für eine vollintegrierte Lösung entschieden. Wie sieht diese aus und welche Rolle spielt der CE PostMaster® dabei?
HARALD BECKL: Wir setzen auf die KSR-Systemlösungen. Von KSR kam schließlich auch die Empfehlung, den CE PostMaster® einzusetzen. Wir haben uns daraufhin das Konzept genau angeschaut. Der CE PostMaster® überzeugt vor allem durch sein genial einfaches und noch dazu kostenloses Prinzip. KSR hat diesen daraufhin bei uns eingerichtet. Seit Mitte 2010 nutzen wir nun den CE PostMaster® für den Versand von Kostenvoranschlägen und Rechnungen.
Mit einem Knopfdruck
CE PROFILE:Welche Vorteile hat der CE PostMaster® für Sie?
HARALD BECKL: Zunächst einmal ist die Bedienung sehr einfach – quasi mit einem Tastendruck lassen sich die Vorgänge zusammenstellen. Zudem können wir mit dem CE PostMaster® komplett papierlos arbeiten. Im Postbuch ist die vollständige Schadenakte mit Bildern, Reparaturkostenübernahme etc. elektronisch abgelegt und archiviert. Wir können lückenlos nachvollziehen, wann welche Dokumente an wen verschickt wurden. Über den CE PostMaster® lassen sich sehr viele Versicherungen erreichen. Die gesamte Abwicklungszeit bis zur Rechnungsbegleichung reduziert sich damit auf ein Minimum.
CE PROFILE: Wie funktioniert der CE PostMaster® in der Praxis?
KERSTIN UHLIG: Im KSR-System brauche ich nur beim jeweiligen Fall auf den PostMaster-Knopf drücken. Dann baut er automatisch eine Online-Verbindung auf und öffnet eine Maske. In dieser wird direkt der Empfänger, die Vorgangsart (beispielsweise allgemeiner Karosserieschaden) und die Dokumentenart (zum Beispiel Kostenvoranschlag oder Rechnung) ausgewählt. Die Schadendaten werden automatisch eingefügt, lassen sich aber auch noch ergänzen oder überschreiben. Dann werden noch die Anhänge wie Gutachten, RKÜ, Faxe, Achsmessprotokoll und Bilder beigefügt und abschließend wird auf Absenden gedrückt. Das ist der gesamte Prozess – ohne Brief schreiben und zur Post bringen. Eine E-Mail bestätigt den korrekten Versand.
Aktuelle und zukünftige Partner
Beide Betriebe sind vom vergleichsweise jungen CE PostMaster® überzeugt. Und sie sind nicht allein: ControlExpert hat es geschafft, das Tool in kurzer Zeit im Markt zu etablieren. Die Werkstattorganisationen und -netze von Opel, Eurogarant, Color-Motion sowie Repanet setzen den CE PostMaster® bereits ein. Bei Eurogarant beispielsweise ist seit dem Gesamt-Rollout am 6. Dezember 2010 mittlerweile eine Vielzahl der rund 500 Partnerbetriebe mit dem Tool ausgerüstet. Mit weiteren Partnern wie unter anderem der Innovation Group ist ControlExpert derzeit in der Testphase und Abstimmung für einen flächendeckenden Rollout.
Am anderen Ende der „Leitung“ sind bereits nahezu alle Versicherungen, Flotten- und Leasinggesellschaften direkt an die Plattform angebunden. Mit dem Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) ist eine automatisierte Abwicklung der Wartungs- und Reparaturaufträge via CE PostMaster® in der Umsetzungsphase. Auch bei der KSR EDVIngenieurbüro GmbH, der WERBAS AG und der CENTRO Handelsgesellschaft mbH & Co. KG (DMS: CentroFaktura) ist der CE PostMaster® in der Anwendung. Mit weiteren Partnern ist CE im Gespräch, um die Vorteile für alle Seiten auszubauen. Das Tool wird gemeinsam mit den Nutzern stetig weiterentwickelt. Künftig soll auch das Schadenmanagementsystem Fairplay komplett via CE PostMaster® ansteuerbar sein.